ChatGPT im Unternehmen sicher nutzen: 7 Regeln für dein Team

1. Keine sensiblen Daten in öffentliche KI-Werkzeuge

Namen, Kundendaten, Gesundheitsdaten, Passwörter oder Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in öffentliche Chat-Werkzeuge. Faustregel: Was du nicht auf eine Postkarte schreiben würdest, gehört auch nicht in einen öffentlichen Chat. Für die Arbeit mit internen Daten gibt es Business-Varianten und Einstellungen, die man vorher prüfen sollte.

2. Anonymisieren statt abschreiben

Oft reicht es, Namen und Details durch Platzhalter zu ersetzen: „Kunde A“ statt Firmenname, „[Betrag]“ statt Zahl. Die KI kann trotzdem helfen, den Text zu formulieren.

3. KI liefert Entwürfe – Menschen entscheiden

Antworten können falsch, veraltet oder erfunden sein. Jeder Text, der das Haus verlässt, wird von einem Menschen geprüft. Das gilt besonders für Zahlen, Fakten, rechtliche und fachliche Aussagen.

4. Gute Aufgaben für KI auswählen

• E-Mails und Antworten vorformulieren
• Lange Texte zusammenfassen
• Ideen sammeln und gliedern
• Texte umformulieren, kürzen oder übersetzen

Weniger geeignet: verbindliche Rechts-, Steuer- oder Medizinfragen und alles, wofür es eine verlässliche Quelle braucht.

5. Klar fragen, besser antworten

Je genauer die Anweisung, desto brauchbarer das Ergebnis: Wer ist die Zielgruppe? Welcher Ton? Wie lang? Welches Format? Fertige Vorlagen findest du in unseren 10 Prompts fürs Büro.

6. Eine kurze KI-Richtlinie festhalten

Eine Seite reicht: Welche Werkzeuge sind erlaubt? Welche Daten sind tabu? Wer ist Ansprechpartner bei Fragen? Wie werden Ergebnisse geprüft? So weiß jede und jeder im Team, woran sie sind.

7. Das Team mitnehmen

Regeln wirken nur, wenn alle sie verstehen. Eine kurze KI-Schulung mit Beispielen aus eurem Alltag sorgt dafür, dass KI genutzt wird – und zwar richtig.

Hinweis

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Datenschutzfragen wende dich an deinen Datenschutzbeauftragten oder eine Fachanwältin.

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